Tesis de grado Licenciatura en Adminsitración de Empresas. Universidad de San Carlos de Guatemala, Centro 2016 TA 89

En la Universidad de San Carlos de Guatemala a través del Centro
Universitario del Norte (CUNOR), como estudiante de la Carrera de
Administración de Empresas se realizó el Ejercicio Profesional Supervisado
(EPS) en la Fundación para el Desarrollo de la Mujer Indígena (FUNDEMI),
Talita Kumi; ubicada en el kilómetro 218 ruta Cobán-Carchá del departamento
de Alta Verapaz, Guatemala. La unidad de práctica proyecta un enfoque social
que promueve el desarrollo de comunidades rurales a través de proyectos de
salud, educación, productividad, generación de ingresos, cubriendo las
necesidades de la población que allí habita.
El objetivo primordial de la práctica permitió detectar una serie de problemas
de los cuales se priorizaron tres de ellos para darles soluci ón en el orden que se
describen a continuación. La primera debilidad hallada es la desactualización del
manual de funciones, la causa de dicha debilidad es que los perfiles de los
puestos no se modifican constantemente y al no poseer los datos recientes se
tiene que elaborar el perfil en ese momento por lo que no se agregan al manual
de funciones y en su momento ocasiona pérdida de tiempo para cubrir el puesto
deseado. El efecto también se ve reflejado en los colaboradores, pues no les
proporcionan las funciones específicas que deben desempeñar.
La segunda debilidad detectada es la falta de automatización de los datos
del personal; los efectos se ven reflejados en no poseer la información
estructurada que permita visualizar los datos personales, de experiencia laboral,
contratación y otros datos importantes requeridos para elaborar una constancia
laboral o generación de nuevo contrato.
La tercera problemática se enfoca a la carencia de un plan de capacitación al
personal administrativo-financiero, siendo la única área que no recibe
capacitaciones para actualizar los conocimientos en materia de tipo contable y
temas enfocados al compañerismo, actitud positiva, toma de decisiones,
liderazgo, manejo de conflictos, inteligencia emocional y trabajo en equipo.
Para solucionar la primera debilidad, se utilizaron herramientas como la
observación, la bitácora y la entrevista en donde la información recabada de
cada puesto fue objeto de análisis y actualización; basándose a las funciones
generales y específicas desempeñadas en cada proyecto. El proceso se tornó
un poco lento debido a que los proyectos son ejecutados en el área rural, lo que
dificultó el acceso a los colaboradores.
La segunda problemática se resolvió con la implementación de un software
especializado para automatizar los datos personales y laborales. Se digitalizó la
información personal, el tipo de contratación, duración del contrato, el listado de
colaboradores por proyecto y control de ausencias. Con la aplicación del sistema
se logró: estructurar la información, unificar los datos, filtrar la información e
imprimirla en el momento oportuno.
Para darle solución a la tercera debilidad se elaboró un plan de capacitación
dirigido al personal administrativo-contable. Los temas se eligieron con base a
la evaluación del desempeño del año anterior. La limitante para ejecutar el plan
fue la escasez de recursos financieros, pues la fundación no tenía un rubro
destinado para ello. Por lo que se aprovechó el recurso humano de la fundación,
involucrando al personal gerencial para capacitar al personal; así también se
contactó al Centro de Capacitación Tributaria y Aduanera para Contribuyentes
(CENSAT) para incluir a la fundación en la calendarización de capacitaciones.
Al implementar las herramientas administrativas, se logra la eficiencia en los
procesos, en este caso la actualización del manual de funciones permitió dar a
conocer las funciones específicas que debe desempeñar cada colaborador y fortalecer el proceso de reclutamiento de personal, la implementación del
software permitió filtrar la información en el momento requerido y la ejecución
del plan de capacitación mejoró notablemente el desempeño de los
colaboradores a través de la aplicación de conocimientos y actuando con
inteligencia emocional.